sábado, 23 de abril de 2011

La Administración de un Condominio: Aspectos Tecno - Operativos. Parte II de III - La Tesorería

Uno de los aspectos más complejos en la Administración de un Condominio es el que tiene que ver con el flujo de dinero que se genera en el edificio o conjunto residencial, producto de las contribuciones de los propietarios para el sostenimiento del inmueble y sus áreas comunes, de acuerdo con el contenido de los artículos 5, 11, 12 y 13 de la Ley de Propiedad Horizontal, y por extensión los artículos 1.133, 1.134, 1.139 del Código Civil venezolano. El origen, uso y manejo del dinero es lo que se conoce como Tesorería.

La palabra Tesorería proviene de Tesoro (Thesaurus), el cual es un constructo de dos acepciones latinas: Thesa, Theso o Teso = ocultar, esconder, cuidar, custodiar, proteger, y Aurus, Auris, Aurum = oro, riqueza, caudal. Literalmente significa cuidar el oro o proteger la riqueza o los caudales. En senso lato significa custodiar, proteger y administrar la riqueza, expresada la misma, en términos de dinero. La palabra caudal, un poco en desuso, significa hacienda, haberes. En sentido técnico, la Tesorería alude a todas aquellos mecanismos necesarios para el manejo óptimo de los recursos financieros de una organización.

Parafraseando lo antes dicho, la riqueza de un Condominio, se mide por la circulación del efectivo en el mismo, producto de los aportes de la comunidad de propietarios, la cual se percibe a través del cobro del Recibo de Condominio, el cual debe reflejar un conjunto de erogaciones necesarias para la conservación de todas las áreas comunes del edificio o conjunto residencial. La persona encargada de administrar estos caudales (la hacienda del condominio) es el Tesorero, cuya función de custodio o protector del dinero del condominio, le reviste una responsabilidad de primer orden, como miembro de la Junta de Condominio.

Si el Condominio está bajo la responsabilidad de un administrador o empresa administradora, el Tesorero, como miembro de la Junta de Condominio, debe estar atento a cómo este ente recauda los fondos y los reinvierte en el edificio. Esta encomiable labor está bien definida en el literal “e”, del artículo 18, de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).

Para promover el flujo de dinero en el Condominio, es necesario realizar una adecuada gestión de cobranza lo bastante ágil y flexible que le facilite al propietario el aporte irrestricto que proporcionalmente le corresponde (art. 7 LPH) como residente del edificio donde vive, dueño de una porción de ese inmueble, y co-responsable en la conservación del mismo.

Una gestión eficiente de cobranzas nace con la elaboración transparente y concienzuda del Recibo de Condominio donde se reflejen los gastos fijos u ordinarios del edificio. Estas erogaciones deben hablar por sí solas, y los mandatarios del Condominio (Junta y/o Administradores) deben tener la mejor disposición de suministrar cualquier información que requiera alguno de los propietarios (mandantes), por lo reflejado en el Recibo.

Cabe recordar que la elección que hacen los propietarios de la Junta de Condominio (art. 18 – LPH) y del administrador o empresa administradora (art. 19 – LPH), se rige por las normas del Mandato, previstas en el Código Civil venezolano en los artículos que van del 1.684 al 1.712.

Retomando el punto de la cobranza, se puede decir que de la flexibilidad que se tenga para la recepción del pago del Recibo de Condominio dependerá el éxito en la recaudación de esos fondos o haberes necesarios para la vida del edificio. Por lo tanto, sería de lo más conveniente que tanto la Junta de Condominio, como la empresa administradora o administrador del edificio, establezcan procedimientos que faciliten el pago, por parte de los propietarios.

A tal efecto, formas de cobro como campañas dentro del edificio, promoviendo la participación vecinal y destacando la importancia del pago oportuno, para el buen funcionamiento del inmueble, son opciones de convivencia que motivan la integración ciudadana entre los propietarios. Las campañas pueden ser pequeñas verbenas, bingos, rifas o actividades familiares, en paralelo con la gestión de cobranza que se realice. Aunque suene muy cursi esta estrategia, lo que se pretende realmente es aumentar la convivencia vecinal y limar asperezas. Además, considerando que muchos propietarios laboran todo el día se pueden realizar operativos de cobranzas por la noche o los días sábados.

En escritos anteriores el redactor de este Blog ha insistido en que los responsables de recibir el pago del Recibo de Condominio, no lo hagan en efectivo. Igualmente se le hace un llamado a los propietarios a no pagar el condominio en efectivo. El pago del Recibo se debe hacer depositando directamente en la cuenta del edificio, para luego presentar al cobrador o receptor responsable del pago la planilla o comprobante de depósito, o en cheque no endosable a nombre del edificio; jamás en efectivo.

Otra forma de cancelar el condominio (o el Recibo de Condominio) pudiera ser haciendo uso de la tecnología. Hoy en día existe Internet, y lo que se llama las transacciones financieras en línea o transacciones financieras electrónicas. Es por ello importante que los administradores del Condominio (Junta o empresa) se abran a esta posibilidad, para facilitar a los propietarios el pago de la obligación condominial. Es decir, que los residentes del edificio puedan cancelar por el sistema de transferencia bancaria (vía Internet o llamada telefónica). Es cuestión que el Condominio y sus administradores logren facilitar a los propietarios el pago oportuno y necesario de esta obligación.

No se debe descartar la posibilidad de que la Junta de Condominio o la empresa administradora instalen un Punto de Venta o POS, para el pago del condominio. La instalación de un POS (Point Of Sale) o Punto de Venta sería un gran paso para la recaudación de los fondos, producto del cobro del Recibo de Condominio.

Los administradores del condominio deben averiguar cuáles bancos son los apropiados para estas transacciones financieras de avanzada; realmente son muchas las instituciones financieras las que facilitan las mismas. Lo importante es que cuando el propietario se decida a pagar el Recibo de Condominio con una transferencia, vía Internet, o con una llamada telefónica, quede la constancia, el comprobante o la evidencia del pago. Igualmente si fuera un Punto de Venta. En el caso de la transferencia por Internet, el responsable del pago, una vez realizada la misma, debe necesariamente imprimir el comprobante de la operación realizada. Para ello es sumamente importante que se asegure antes de realizarlo, si su banco permite la impresión de comprobantes.

Previo a la impresión del comprobante, el propietario debe escribir los datos del apartamento y su nombre, y a quien va dirigido el pago; es decir, el concepto del pago. Cuando se trate de transferencias bancarias vía telefónica, sería bueno asegurarse previamente si por este sistema se envía algún tipo de comprobante de la operación al correo electrónico del propietario, para que quede la constancia del pago realizado.

Otro sistema de pago, el cual vale la pena averiguar si procede para efectos del Condominio, es la Domiciliación de Pagos, la cual consiste en un débito automático en la cuenta del cliente (en este caso el propietario), para abonarlo a la cuenta del otro cliente (el Condominio). Esta es una operación automática, la cual se debe pactar con el Banco los días que se harán tales cargos en cuenta. Esta también es una opción que valdría la pena averiguar.

Cuando se realiza una amplia y buena gestión de cobranzas, las posibilidades de que se produzca una alta Morosidad, son bajas. Este tema, la Morosidad, será tratado en capítulos posteriores.

La Administración del Efectivo
Cuando el dinero comienza a circular por las arcas del Condominio, es imperativo hacer uso eficiente del mismo, ya que es producto de los aportes de los residentes. Es decir, es el dinero de los propietarios. Lo primero que debe tener en cuenta la Junta de Condominio, el administrador o la empresa administradora, es que la cuenta bancaria debe estar a nombre del edificio, y no de algún particular o empresa administradora. Esto es de urgente consideración, y en principio ahorraría muchos dolores de cabeza. El control del dinero del condominio debe ser un tema de capital importancia para garantizar el cuidado y destino de los fondos que se generan en el edificio, para utilizarlos en el edificio.

Desde el punto de vista operativo, los administradores del condominio deben generar controles que les permitan el manejo adecuado del efectivo, y la transparencia del mismo. Uno de esos controles es que la chequera del condominio (o del edificio) debe llevar tres (3) firmas. Es decir, la emisión de un cheque debe ser con firmas conjuntas. En otras palabras, siempre van a firmar dos (2) personas, y la otra queda de reserva o de suplente, por si alguna de las firmas se ausenta.

Desde el punto de vista administrativo, se deben crear formularios (o formatos) que reflejen, por ejemplo, la recepción del pago del Recibo de Condominio. Este formato debería contener, entre otras cosas, lo siguiente:

 Fecha del Pago

 Emisor del Pago: nombre del propietario, número o letra del edificio (por si son varios),

 Número y Tipo de Documento de Pago: especificar si es cheque, transferencia o depósito bancario. Colocar el número correspondiente a cualquiera de estos documentos. Colocar el nombre del Banco.

 Monto del Pago

 Totales

La Junta de Condominio o el administrador del condominio no deben aceptar que los propietarios le cancelen en efectivo. El propietario no debe pagar jamás en efectivo. Esta es una práctica impersonal, y rompe con todos los lineamientos de una buena gestión de tesorería, y por ende, de una gestión eficiente del condominio, por decir lo menos.

El seguimiento, control y administración del efectivo, como se viene diciendo desde el principio, es fundamental y se debe seguir el flujo del mismo. Para ello es indispensable realizar con frecuencia, bien sea casi a diario o semanal, el movimiento bancario. La importancia de llevar un registro del dinero que entra y sale del Condominio se perfecciona con la elaboración de dicho registro, en un libro destinado a tales fines, llamado Libro de Bancos. Este es un instrumento valioso para registrar o asentar los depósitos o transferencias bancarias que se realizan en la cuenta del banco, producto del pago del condominio por parte de los propietarios. Igualmente se deben asentar los cheques que emite la administración del condominio cuando debe pagar el agua y la luz del edificio, el sueldo del o la conserje, el pago a los proveedores de algún bien o servicio, y otros. Si el Condominio tuviera alguna inversión bancaria, tanto ésta, como los intereses que genera la misma, también deben apuntarse en el libro. Las comisiones que cobra el Banco por distinta índole, deben registrarse igualmente en el libro. En fin, todo el movimiento bancario debe asentarse en el Libro de Banco. Si el Condominio tuviera varias cuentas bancarias, debe tener un libro por cada una de ellas.

Este es un libro que se puede comprar en las librerías. Se llama libro de contabilidad. El mismo debe ser grueso y empastado y debe constar de tres (3) columnas, como son: D (Debe), H (Haber), y S (Saldo). En la columna del Debe (D) se deben anotar los depósitos y los intereses ganados (si los hubiere). En la columna del Haber (H) se deben asentar los cheques emitidos por el condominio o la administración del condominio, y las comisiones bancarias. En la columna del Saldo (S) se debe apuntar la diferencia de lo registrado en la columna del Debe menos la columna del Haber; la diferencia entre los Deberes y los Haberes. Es decir, el Saldo es la diferencia entre el Debe y el Haber; es restarle a la columna del Debe, lo que está en la columna del Haber.

La columna del D (Debe) también recibe el nombre de la columna del cargo o débito, y significa valor recibido. La columna del H (Haber) también recibe el nombre de la columna del abono o crédito, y significa valor entregado. De tal manera que cargar un depósito hecho al condominio en el Libro de Banco, significa hacer un registro en la columna del Debe. Abonar un cheque en el Libro de Banco, emitido por el Condominio, significa asentar el mismo en la columna del Haber.

En el caso del Banco, como Institución Financiera, las columnas que presentan los registros de los estados de cuenta que emiten a sus clientes, siempre son inversas a las que el Condominio tiene en el Libro de Banco. En la columna del Debe (D) o de los Cargos, el Banco anota los cheques emitidos, las comisiones cobradas u otros débitos o notas de débito. En la columna del Haber (H) o de los Abonos, el Banco anota los depósitos de sus clientes y los créditos o notas de crédito abonadas. El Saldo (S) sigue siendo la diferencia entre el Debe y el Haber.

La manera de ir corroborando los movimientos bancarios, es mediante el monitoreo constante de la cuenta bancaria, bien sea solicitando a la entidad financiera un estado de cuenta, o cortes de cuenta, o por medio de la tecnología moderna de la información, como Internet. Con relación a esta última, la cual ha sido un gran avance para la humanidad, el área bancaria, a través de la World Wide Web (WWW), también ha tenido grandes avances que le permiten a los usuarios de los servicios bancarios, poder tener información en tiempo real del estado de sus cuentas en la Institución Financiera de su predilección. Esta ventaja deben aprovecharla los Condominios para aligerar procesos de pago y cobro.

Tanto el registro en el Libro de Banco, como el monitoreo de la cuenta, por los medios arriba señalados, permitirán al Tesorero realizar, lo que se conoce en materia de Contabilidad, la Conciliación Bancaria. Esta es otra herramienta para la Gestión de Tesorería del Condominio, ya que permite sincerar los movimientos bancarios que se realizan en la cuenta bancaria del Condominio, con los registrados en el Libro de Banco del mismo.

Desde el punto de vista técnico, una Conciliación Bancaria no es más que identificar los registros del Libro de Banco del Condominio en el estado de cuenta del Banco, y tildar los que coincidan; los que no coincidan serán partidas de ajustes, corrección o análisis. Es decir, se debe tildar el registro que tenga el Condominio en el Debe (D) del Libro, con ese mismo registro que aparezca en el Haber (H) del Banco; y los movimientos que aparezcan en el Haber (H) del Libro, con ese mismo registro en el Debe (D) del Banco, ya que, como se dijo anteriormente, el estado de cuenta del banco tiene los movimientos inversos al registro que tienen sus clientes.

Tener al día, claro y transparente el movimiento de los fondos del Condominio, es un gran paso para la sanidad financiera del mismo.



Ejemplo de Flujo de Caja del Condominio:



 

25 comentarios:

  1. excelente profesor, la mayoría desconocemos los formatos que deben ser usados, el de flujo de Caja mensual es una relación de Ingresos y Egresos fácil de analizar sin muchos conocimientos contables.

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  2. quise decir sin necesidad de tener profundos conocimientos contables, accesible a todos los propietarios.

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  3. Buenos dias, seria posible me indicaran en donde puedo encontrar un modelo de libro diario para un condominio

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  4. Buenas noches: el Libro Diario lo puede comprar en cualquier librería. Es un libro de contabilidad de dos (2) columnas; debe comprarlo empastado.

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  5. buenas trdes quisiera saber si el administrador de un condominio se le debe cancelar los aumentos salariales del gobierno

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  6. Buenas noches: cumpliendo con el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal, una vez seleccionado quién será el Administrador (natural o jurídico) del Condominio, se debe elaborar un Contrato de Servicio donde se fijen los honorarios que esta persona o empresa percibirá por sus servicios prestados, durante un año. El administrador de un condominio, electo o seleccionado en los términos del artículo ya señalado, no es personal o trabajador del Condominio; es un ente (natural o jurídico) que se contrata para que cumpla todo lo que señala el artículo 20 de la ya mencionada Ley.

    Por lo tanto, si los términos de su contratación fueron apegados a la Ley de Propiedad Horizontal, no debe haber ningún aumento, puesto que se supone que tiene un Contrato de Servicio, por un año, renovable si así lo decide la comunidad de propietarios, y en esas renovaciones se podrán negociar los incrementos de honorarios.

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  7. Buenas tardes un cordial saludo. pregunto si la tesorera de la junta de condominio de mi edificio puede a la ves ser administradora del mismo.vivo en la ciudad de guanta en el estado anzoategui y eso esta ocurriendo,.muchas gracias por su atencion

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  8. Buenas tardes Prof. un cordial saludos, mi pregunta es un conserje, para ausentarse de su trabajo por enfermedad de un familiar cercano en este caso su papa, se le dio permiso y se tomo mas de 15 dias su padre fallecio estuvo 3 dias mas y luego se ausentaba todas las noche y aun en sus condolencia se le hablo y le pedimos que se pusiera al dia en cuanto a su trabajo de mantenimiento del edificio que estaba en la inmunda y se molesto contestando que a ella no la iban a explotar y amenaza con la ley de conserje, se le vencia el contrato el 30 de Junio y se le pidio que desocuparan la conserjeria solo tiene 6 meses que se debe hacer en este caso por favor gracias

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  9. No a los administradores de los edificios no se les debe pagar aumentos salariales esto implica otro empleado para la Junta de Condominio, ademas ellos los administradores no cumplen las 8 horas diarias de jornada laboral ni es necesario que lo hagan ya que en medio dia que le dediquen hacer las cobranzas y realización de los Recibos de cobro para todos los pietarios, hacer depositos y pagos de servicios cuando mucho se le va dos mañanas al mes en esos meneteres ademas si se les da sueldo basico, esto acarrea que el administrador tiene derecho a prestaciones sociales, cesta tickes, hay que pagarle IVSS seguro social obligatorio, politica habitacional, paro forzoso, lo que se suele hacerse es pagarle el 10% ciento sobre el monto cobrado a los propietarios,del edificio lo que si es necesario es que sea una persona egresada de una universidad TSU de Empresas, o de Contabilidad, Licenciado en Administracion, o en contaduria puesto que tiene que tener conocimientos contables y de derecho laboral, hay muchos recien egresados que les es mu facil hecer el trabajo de administradores solo les ocuparia dos ratos al mes, eso si la Junta de Condominio tiene que contratarlo y vigilar su desempeño en ele cargo, es reconmendable que el administrador no de afuera no pertenesca al edficio 1ero para evitar enemistades de este y los morosos que nunca quedran pagar su cuota y lo inrespectaran facilmente, tambien si el administrador es del mismo edificio en muchos casos se coibira de presionar a los propietarios morosos para evitar problemas y enemistades, tampoco es reconmedable contratar una secretaria para que haga el poco trabajo administrativo que se lleva en una junta de condominio nomina, servicios publicos,gastos generales, reparaciones, y cobranzas en mi edificio todo esto se realiza una vez al mes y las repaciones y compras de articulos de limpieza solo cuando se requiere y es necesario por ya no hay existencia de productos de limpieza en la conserjeria el anterior presidente de la junta de Condominio contrato de secretaria a su concubina y nos genero un sueldo mas y todos los compromisos de ley que esto acarreay luego nos costo una buena cifra para pagarle sus prestaciones sociales a la secretaria y de paso fue nombrada sin consultar en la asamblea y despues fue muy tarde para evitarlo ya que la ley del trabajo y la inamovilidad la amparaba, ella no cumplia las 8 horas de trabajo diarias ya que no era necesario porque no era mucho el trabajo de administracion en nomina solo tres personas el conserje, el vigilante diurno, y ella como secretaria, entonces imaginese la secretaria mas que una empleada necesaria paso hacer una carga pesada para todos los propietarios y esto paso por que los propietarios no asistian a las asambleas bueno gracias a Dios se pudo despedir la secretaria cambiar al presidente de la junta conformar una nueva junta de condominio y nombramos a una joven TSU en administracion para que lleve la parte administrativa del edificio y le cancelamos por los ratos que le dedica el diez por ciento 10 % sobre el monto cobrado, espero le sirva nuestra experiencia, Ilia Medina

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    1. Que sucio que tu eres mi amigo, Quieres un professional a tu disposicion pero de gratis, por eso es que en este pais gente como tu es la que nos tiene donde estamos. Dos mananas al mes para hacer el trabajo, jejeje que ridiculo!!! y las llamaditas que le haces al administrador a media noche cuando se dana la bomba?, o cuando te quedas en el ascensor?, o cuando el vigilante no va?, o cuando no tienes agua para lavarte el trasero? y encima de eso tiene que trabajarte de gratis!!! hummm!!! que conchuo que tu eres, Un abusador y explotador es lo que tu eres!!! y no te digo mas porque no quiero ser gocero, pero te mereces mucho mas que todo esto!!! ABUSADOR!!!

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  10. por la muerte de los padres la ley da 8 dias de permiso, por otros familiares da menos dias depende del grado de parentesco, el legislador dio esos dias de permiso remunerado al trabajdor en los dias de duelo, con eso hay que tener mucho tacto al tratar al trabajador que esta pasando por una pena de la perdida de un ser querido, y de seguro esta deprimido, puede tener una reación al verse obstigado, y presionado por su empleador, el manejar personal no es facil, antes de exigir, imponer, ordenar es necesario concientizar al trabajdor que el retome su trabajo al termino de los dias de permiso y si require mas permisos pues que los solicite equitativamente, mi consejo es no ser autoritario, ni despota con el trabajador,en ningun momento, incluso ni en el momento de despedirlo, nuca debemos de perder nuestro don de gente y personas cultas y consideradas, aso en estos tiempos a nadie le importe eso.

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  11. por la muerte de los padres la ley da 8 dias de permiso, por otros familiares da menos dias depende del grado de parentesco, el legislador dio esos dias de permiso remunerado al trabajdor en los dias de duelo, con eso hay que tener mucho tacto al tratar al trabajador que esta pasando por una pena de la perdida de un ser querido, y de seguro esta deprimido, puede tener una reación al verse obstigado, y presionado por su empleador, el manejar personal no es facil, antes de exigir, imponer, ordenar es necesario concientizar al trabajador que el retome su trabajo al termino de los dias de permiso y si requiere mas permisos pues que los solicite equitativamente, mi consejo es no ser autoritario, ni despota con el trabajador,en ningun momento, incluso ni en el momento de despedirlo, nunca debemos de perder nuestro don de gente y personas cultas y consideradas, asi en estos tiempos a nadie le importe eso.

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  12. las pesonas que fungen de administradores de juntas de condominio tienen que tener conociminetos de la legislacion laboral y de todas las leyes especiales que rigen la materia, tambien conocer la ley de propiedad horizontal y tener conocimientos contables no puede ser que administre una persona un edificio maneje personal lleve contabilidad, tenga a su cargo la seguridad de sinietros y seguridad personal de todos los que habitan y trabajan en el edificio, y no tenga la preparacion para llevar esa responsabilidad las juntas deben nombrar administradores que sean licenciados, o TSU para que eviten problemas y conflitos serios con la ley tengan que pagar multas y indemizaciones. que al final les saldra mas caro.

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  13. buenas tardes si un condominio tiene , un error de facturar de nuevo las facturas canceladas ,que se debe hacer al respecto

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  14. Buenas noches: si el edificio donde usted vive no tiene administrador, la Junta de Condominio deberá asumir esa responsabilidad, de acuerdo con el contenido del artículo 18, de la Ley de Propiedad Horizontal, en su letra "c". En este caso se entiende que la responsabilidad debería recaer en el Presidente de la Junta, como administrador principal. La Tesorera se puede encargar de las cobranzas, pagos, etc.

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  15. Estoy muy de acuerdo con el comentario que hizo el participante el día 28 de Julio. Realmente no es fácil la muerte de un familiar, y lo que viene después de su ausencia. Ese duelo es muchas veces duro.

    Mi sugerencia es el entendimiento y el diálogo, y luego con un plan de trabajo se reestructuren las actividades que estaban pendientes, y las posteriores.

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  16. Buenas noches: no se a que error de facturación se refiere. Me imagino que hace mención al Recibo de Condominio. Si el error es muy grave se deben reemplazar los que tienen la anomalía por otros con la información adecuada.

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  17. Saludos cordiales, quisiera felicitarle por esta hazaña de enseñar de manera amena lo que significa la administración de condominios. Para los interesados hay una pagina (www.condominio.ids4.com) que tiene un software que nos permite la administracion de condominios y que lo he usado y puedo recomendarlo

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  18. Buenas noches Alejandro: gracias por la información.

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  19. donde estan las publicaciones de hoy 24 de Noviembre del 2011

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  20. me canse de escribirle sobre nuestra conseje y no veo la publicación de hoy 24/11/2011, cuando envie se me dijo que habia sido enviado, donde esta

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  21. Les recuerdo que he tenido problemas de conexión, y por ese motivo he visitado muy poco el Blog. Pueden escribirme a vanguardia61@gmail.com o vanguardia61@hotmail.com. Pueden llamarme al (0416) 308-72-57.

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  22. buenas noches Prof, soy Abogada recien graduada he pensado iniciar un proyecto para administrar como persona juridica condominios, solo que no se por donde debo iniciar... sera que pueda darme una guia.
    Gracias feliz noche.

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  23. Buenas Tardes Prof.

    En un recibo de condomio se puede colocar el saldo de banco? Es el caso de una Junta de Condominio que insiste en que se señale en el recibo de cobro el Fondo de Reserva y el saldo de banco, esto con la finalidad de demostrarle a la comunidad del Edificio que el fondo de reserva es el dinero que tienen en el banco, sin contar la Cuentas por Cobrar por morosidad morosidad que a la final estan representado dentro de sus Activos.

    Gracias.

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  24. Buenas tardes quisiera saber si soy copropietario el libro de actas de la junta de condominio puede ser revisado por mi y si ellos me envian alguna carta por una irregularidad si esta puede ser firmada por la secretaria administrativa de las residencias, no la secretaria de la junta gracias

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