lunes, 4 de julio de 2011

La Administración de un Condominio: Aspectos Tecno – Operativos. Parte III de III - La Contabilidad

La idea de desarrollar este capítulo no es la de dar una clase de Contabilidad, puesto que eso ameritaría la inversión en horas de dedicación para que una persona que no posea conocimientos contables, los adquiera. Esto no es mal de morir, puesto que nadie nace aprendido.

Sin embargo, para dar cumplimiento por analogía jurídica a los artículos 32, 33 y 34 de nuestro Código de Comercio, y a los literales f y g, del artículo 20, de la Ley de Propiedad Horizontal, es necesario dar a conocer algunos elementos básicos de la Contabilidad, como herramienta de la Ciencia Administrativa, en el entendido de que los Condominios están obligados por Ley (ya citadas) a llevar su contabilidad.

La Contabilidad se encarga de registrar, clasificar y resumir, en términos de dinero, las operaciones que genera una unidad económica o sin fines de lucro. En el Libro Diario (art. 34 del Código de Comercio) se registran las operaciones que realizan las entidades o unidades económicas; estas operaciones se clasifican en otro libro, llamado Libro Mayor, para después resumirse en los llamados Estados Financieros.

La Contabilidad se rige por el principio de partida doble, el cual fue puesto en práctica en el año 1.492 por el fraile italiano Lucca Paccioli. Este principio es simple y claro al plantear que la Contabilidad es una especie de intercambio perfecto, entre dos (2) o más entidades, donde existe una parte que entrega y otra que recibe. Lo que se entrega lleva el nombre de valor entregado; lo que se recibe lleva el nombre de valor recibido.

Esta conceptualización es la que define con perfección la partida doble donde, desde el punto de vista técnico, recibe los nombres de Debe y Haber, los cuales se mencionaron en el capítulo anterior (La Tesorería). Así, Debe significa valor recibido, y Haber valor entregado. La importancia de la Contabilidad viene dada por el registro sistemático de las operaciones de la empresa, o de una institución cualquiera (persiga o no fines de lucro), en términos de dinero, para que luego se produzca información que sirva para la toma decisiones.

Los registros primarios o diarios de las operaciones, se realizan en un libro llamado Libro Diario, el cual consta de dos (2) columnas, y recoge a perfección el concepto de la partida doble, ya que una de sus columnas se denomina Debe (D) y la otra Haber (H). La clasificación de los registros, con su correspondiente acumulación, se lleva en otro libro de contabilidad, llamado Libro Mayor, el cual consta de tres (3) columnas como es Debe (D), Haber (H), y Saldo (S). El Saldo (S) es la diferencia entre el Debe y el Haber. Posteriormente los saldos de los registros se presentan en forma resumida en los denominados Estados Financieros, los cuales reflejan tanto la posición financiera (Balance General o Estado de Situación Financiera) de la institución, empresa u organización (con o sin fines de lucro) como su desempeño o resultado (Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas) obtenido durante un periodo determinado.

La unidad fundamental de la Contabilidad es la Cuenta, la cual recoge los registros que una entidad determinada debe llevar en forma consecutiva. La Cuenta, por lo general, asume el nombre de la acción u operación que la entidad (empresa o institución) debe realizar. De tal manera que si se paga el sueldo de un trabajador, por ejemplo, la cuenta se llama Sueldos (o Sueldos y Salarios); por supuesto con su correspondiente contrapartida, que sería la salida del dinero del Banco, donde la cuenta que recoge los movimientos de este último, lleva el mismo nombre: Banco tal o cual. El asiento contable para esta operación en el Libro Diario, sería colocar en la columna del Debe la cantidad correspondiente a Sueldos, y colocar en la columna del Haber la cantidad que sale del Banco, o queda pendiente de pagar (Cuentas por Pagar).

De esta manera tan sencilla se van llevando las operaciones en el Libro Diario de Contabilidad, para luego clasificarlas en el Libro Mayor.

Las cuentas que se registran o asientan por la columna del Debe (D), en el Libro Diario, son las cuentas de Activo, Costos y Gastos. En los Condominios no se hablaría de Costos, pero sí de Gastos. Las cuentas de Activo son las que reflejan todo aquello que le pertenece a una entidad o institución; por ejemplo, todo aquello que le pertenece al Condominio, como el dinero en la caja chica, en el banco, las cuentas por cobrar a los propietarios. También el mobiliario de la oficina de Condominio (si existe oficina), los equipos de la oficina (computadora, impresora, calculadora). Las herramientas menores como martillos, taladros, y otros, también forman parte del Activo.

Las cuentas de Gastos, que también se registran en la columna del Debe (D) del Libro Diario, deben detallar las erogaciones o salidas de dinero necesarias para el funcionamiento del Condominio. De tal manera que Gastos son: el sueldo del Conserje, el mantenimiento de los ascensores, el pago de la luz del edificio, el pago del agua del edificio, la compra de artículos de limpieza para el edificio, etc.

Las cuentas que se registran o asientan por la columna del Haber (H), en el Libro Diario, son las cuentas de Pasivo, de Ingresos, de Valuación de Activos, y de Patrimonio.

Las cuentas de Pasivo son las que reflejan las obligaciones que tiene una entidad o institución, o el Condominio, con sus proveedores, con sus trabajadores, con el banco, y otros; las cuentas de pasivo se identifican con el apellido de por Pagar. Es decir, todo lo por Pagar refleja obligación, y por lo tanto es un Pasivo. De tal manera que sueldos por pagar, luz eléctrica por pagar, servicio de agua por pagar, y otros conceptos por pagar, son obligaciones que tiene el Condominio, y por lo tanto es un Pasivo.

Las cuentas de Ingresos en una entidad determinada, vienen dadas por lo que gana dicha institución en la venta de un bien o un servicio. En un Condominio los Ingresos se producen por el aporte de los propietarios cuando cancelan el Recibo de Condominio. También el dinero que se recauda por el alquiler del salón o salones de fiesta constituyen ingresos para el Condominio. El alquiler de algún apartamento o local comercial, que sea propiedad del Condominio, también constituye Ingresos.

Las cuentas de Valuación de Activos son aquellas que sinceran o valúan, a través del tiempo, el valor de un Activo. Las más conocidas son: Provisión para Cuentas Incobrables, Depreciación Acumulada, Amortización Acumulada.

Las cuentas de Patrimonio, en una Sociedad Mercantil, reflejan el aporte de los propietarios o socios de esa empresa. En un Condominio están dadas, normalmente, por los Fondos (de Reserva, de Prestaciones, otros).

Lo que más se maneja en un Condominio es la sección del Activo, llamada Activo Circulante, representada por sus primeras cuentas como son: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar. Esta última es la protagonista contable en todo Condominio, ya que desde que se origina el Recibo de Condominio, inmediatamente se producen las Cuentas por Cobrar a los Propietarios. Por lo tanto, cuando esto ocurre, el asiento contable que se debe realizar es un registro en la columna del Debe (D) del Libro Diario, detallando la cuenta por cobrar a cada propietario o apartamento, al igual que un registro en la columna del Haber (H), del mismo libro, dejando constancia del futuro ingreso que se tendrá, puesto que todo está por cobrar.

Desde el punto de vista práctico, el registro o asiento sería el siguiente:

                                                                                           D E B E                    HABER

Cuenta por Cobrar – Apartamento A                                            230,00

Cuenta por Cobrar - Apartamento B                                             250,00

Cuenta por Cobrar – Apartamento C                                            230,00

Cuenta por Cobrar – Apartamento D                                            250,00

Ingreso por Condominio – Apto. A                                                                              230,00

Ingreso por Condominio – Apto. B                                                                              250,00

Ingreso por Condominio - Apto. C                                                                               230,00

Ingreso por Condominio – Apto. D                                                                              250,00
                                                                                                                                   ______                    
                                           Totales                                             960,00                    960,00

Cuando se cobran (nunca en efectivo) los Recibos de Condominio, ese dinero se supone que está o estará en el Banco. Cuando se tiene el depósito bancario en la mano, con la planilla del propietario o los propietarios que ha o han pagado, el asiento que se debe realizar es el siguiente:

                                                                                            D E B E                   HABER

Banco                                                                                              480,00

Cuenta por Cobrar – Apartamento A                                                                               230,00

Cuenta por Cobrar – Apartamento B                                                                               250,00
                                                                                                       ______                  _______                         
                                            Totales                                                480,00                    480,00

De tal modo que los apartamentos que vayan cancelando el Recibo de Condominio, van extinguiendo su deuda.

En los casos de dinero efectivamente recibido por el Alquiler del Salón o Salones de Fiesta del Edificio, el asiento contable sería:

                                                                                            D E B E                   HABER

Banco                                                                                                300,00

Ingreso por Alquiler del Salón de Fiesta                                                                          300,00
                                                                                                         ______                   ______                                    
                                            Totales                                                  300,00                    300,00

En el caso que se le haga mantenimiento a los Ascensores, este es un Gasto que significa salida de dinero del Banco, en el entendido que debiera existir un contrato de mantenimiento con una empresa seria. Por lo tanto el asiento contable sería:

                                                                                            D E B E                  HABER

Mantenimiento de Ascensores                                              300,00

Banco                                                                                                                  300,00
                                                                                            _______                 ______
                                           Totales                                       300,00                   300,00

En el caso de pagarle la 1era. o 2da. Quincena del salario del Conserje, si este (a) gana sueldo mínimo (Bs. 1.407,47), el asiento contable sería:

                                                                                            D E B E                  HABER

Sueldo del Conserje 1era. o 2da. quincena                         703,74

Retenciones Seguro Social Obligatorio                                                                25,98

Retenciones Régimen Prestacional de Empleo                                                      3,25

Retenciones Régimen Prestac. Vivienda y Habitat                                                 7,04

Banco (lo que efectivamente percibirá el trabajador)                                          667,47
                                                                                              ______                _______                                      
                                           Totales                                        703,74                  703,74

El Régimen Prestacional de Empleo es lo que antiguamente se denominaba Seguro de Paro Forzoso (SPF). El Régimen Prestacional de Vivienda y Habitat es lo que antiguamente se denominaba Política Habitacional (Ley de Política Habitacional); también se conoce como Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda (FAOV).

En el caso de calcular las Prestaciones Sociales del Conserje, en concordancia con el artículo 108 de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT), el procedimiento es el siguiente:

Ejemplo de un Conserje que tenga cinco (5) años trabajando en el Condominio, y devengue un salario mínimo de Bs. 1.407,47. Para ello el administrador del Condominio o la Junta de Condominio debieron construirle una Tabla de Prestaciones Sociales, que les permita visualizar en el tiempo la evolución de este derecho adquirido por el trabajador.

Estos cálculos se hacen con el Salario Integral, de acuerdo con el contenido del artículo 133 de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT).

El inicio del artículo 108 de la LOT indica el cálculo de una Prestación de Antigüedad equivalente a cinco (5) días de salario por mes, la cual, como ya se dijo, se debe calcular de manera integral. Para ello se debe proceder del siguiente modo:

Paso 1: Calcular el Salario Diario, para luego determinar los cinco (5) días por mes (art.108 LOT):

Bs. 1.407,47 / 30 días = Bs. 46,92 diarios.

Paso 2: Se calcula la porción de Utilidad que se le adiciona al salario diario, previamente obtenido (Art. 133, 174, 175, 184 de LOT). Para el caso del Conserje y otros trabajadores del Condominio, sólo aplican los artículos 133 y 184 LOT:

15 días / 360 días = 0,0416666. Este factor se multiplica por el salario diario:

0,0416666 x Bs. 46,92 = Bs. 1,95. Esto es lo que se conoce como Utilidad Salario.

Paso 3: Se calcula la porción del Bono Vacacional que se le adiciona al Salario (arts. 133 y 223 de la LOT). Sigamos con el mismo ejemplo, para el cálculo de los cinco (5) días por mes; el proceder es el siguiente:

12 días (7+5) / 360 días = 0,0333333 x Bs. 46,92 = Bs. 1,56. Esto es lo que se conoce como Bono Vacacional Salario.

Luego de estos preliminares, se procede a sumar los cálculos realizados para obtener el Salario Integral, y determinar los cinco (5) días por mes, de acuerdo con el contenido del artículo 108 de la Ley Orgánica del Trabajo (LOT):

Salario Diario                                            Bs. 46,92

Utilidad Salario                                                 1,95

Bono Vacacional Salario                                  1,56
                                                                      _____                                                          
                                  Salario Integral Bs.    50,43 (por un día)

Artículo 108 (LOT).- Después del tercer mes ininterrumpido de servicio, el trabajador tendrá derecho a una prestación de antigüedad equivalente a cinco (5) días de salario por cada mes. Entonces tenemos: Bs. 50,43 x 5 días = Antigüedad del mes Bs. 252,15.

Contablemente este monto se debe registrar en una cuenta nominal de Gastos Operativos o Gastos Generales, ya que para el Condominio (y las empresas en general) esto es un gasto. Esta cuenta se llama Antigüedad o Prestaciones Sociales. La contrapartida debe ser una cuenta real de Pasivo, llamada Antigüedad por Pagar o Prestaciones Sociales por Pagar (por supuesto al trabajador). Aplicando el principio de partida doble, el registro de esta Antigüedad debe ser de la siguiente manera:

                                                                             DEBE                    HABER

Gasto (de Antigüedad o Prestaciones Sociales)                             252,15

Antigüedad por Pagar o Prestaciones Sociales por Pagar                                            252,15


El Gasto de Antigüedad o Prestaciones Sociales es el que se coloca o se carga, mensualmente, en el Recibo de Condominio.

El monto de Prestaciones Sociales registrado por el Pasivo y abonado a la cuenta de antigüedad del Conserje, es el que todos los meses generará intereses a favor de este trabajador, tomando como referencia las Tasas de Interés que, a tales efectos, publica el Banco Central de Venezuela todos los meses.

En conclusión, cualquier operación que implique movimiento de dinero en el Condominio, debe tener su registro contable, para la sanidad financiera del mismo, por la transparencia de la información que las transacciones condominiales deben reflejar a los propietarios del edificio o conjunto residencial, y además es una exigencia legal que hasta la misma Ley de Propiedad Horizontal (art. 20, literal f) señala.

Además, los Condominios, como toda organización sin fines de lucro, están obligados por Ley a tener o llevar su contabilidad (Registros Contables), haciendo analogía jurídica con el Código de Comercio en sus artículos 32, 33 y 34, y el artículo 7 (literales c y e) de la Ley de Impuesto Sobre La Renta.

Se espera que esta información sirva de orientación para aquellas personas deseosas de hacer lo correcto en los Condominios.


14 comentarios:

  1. Es un blog con un contenido muy interesante y didáctico. Lo felicito.
    Irma Gómez Párraga.

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  2. Buenos dias, como seria el asiento de la reserva legal, ya que esta incluida en el recibo del condominio. Gracias

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  3. Gracias Irma, por sus comentarios. Estoy a sus órdenes por el (0416) 308-72-57.

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  4. Buenas noches Anónimo: supongo que usted quiso decir el Fondo de Reserva. Esta debe ser una cuenta bancaria (libreta de ahorros preferiblemente) que se abre para tener ese dinero separado. Por lo tanto el asiento debe ser un cargo a esa cuenta de ahorros, y un abono a la cuenta corriente (operativa y recaudadora) del Condominio, por la cantidad estipulada en el Recibo de Gastos Comunes. Es decir, es un traspaso de fondos.

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  5. Muy buenos días, somos co-propietarios e inquilinos. Que vemos con suma preocupación la mala Administración del Edificio y luego de leer y ver el sin fin de casos expuesto en este Blog. Nos preguntamos si Uds. Tendrán algún tipo de planilla hecha en Excel, para llevar la Administración y así, comenzar un año, con más armonía.
    Sin mas nada a que hacer referencia y esperando una respuesta positiva a lo aquí solicitado.
    Atte.-

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  6. Buenas noches: recuerden que este Blog es de mi estricta y sola autoría. Pueden escribirme al correo electrónico, o de preferencia llamarme al (0416) 308-72-57.

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  7. con cuales deberes legales debe cumplir un condominio? por ejemplo en el caso de las empresas deben llevar una contabilidad mensual, llevar al día los libros legales, declaraciones de impuestos, entre otros

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  8. Buen día, los condominios al igual que las empresas, deben llevar una contabilidad mensual, llevar al día los libros legales, declaraciones de impuestos y deben ser manuales o pueden ser digital, osea llevados en excel, o cualquier hoja de calculo o programa?

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  9. Buenas tarde profesor Eduardo Fuenmayor, necesito si esta a su alcance la recomendación de un software para condominios que emita el recibo de condominio, mucho le agradezco su recomendacion

    David Valllenilla

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  10. catherine ramirez28 de mayo de 2013, 22:28

    Buenas noches primero que nada lo felicito por el blog es de gran ayuda. quisiera saber que datos coloco en la planilla de solicitud para inscribirse al seguro social me piden datos de empresa y en mi edificio solo hay el libro de acta .por favor me puede ayudar

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  11. Buenas tardes, vivo en un conjunto Residencial de 112 Townhouses, quisiera saber que figura legal rige este tipo de viviendas, si por Ley de Propiedad Horizontal o una Asociación Civil para poder actuar con los morosos.

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  12. Buenas noches... muy buena la información. Felicidades. Me gustaría saber si puede ayudarme para saber como se realiza el cierre de fin de año... que se hace si sobra dinero? sería una utilidad? pero es una organización sin fines de lucro? tengo duda sobre este punto. Muchas gracias por su atención.

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  13. Buenas noches, al realizar un adelanto de prestaciones sociales, se debe incluir en el recibo de condominio como gastos comunes, gracias

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  14. buenas mi interes ofrecerles un servicio vital para los condominios ahi esta mi blog
    http://fumigacion1.blogspot.com/p/juntas-de-condominio.html
    estamos a su dispocion

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